文秘人员应该如何提高办公效率

文秘人员应该如何提高办公效率

对于企事业单位来说，办公室是一个非常重要又敏感的地方，通常是连接各个部门，接下来由小编为大家整理出文秘人员应该如何提高办公效率，希望大家喜欢！

一、作为一名出色的秘书，要有效利用工作时间，提高办公效率应该从下几方面开始：

1、明确自己的工作任务和职责；

2、要区分常规工作和非常规工作；

3、动脑筋思考，分清工作的轻重缓急，判断工作的先后次序，重要的工作、紧急的工作先做，科学的有序的一项一项地完成工作任务。

4、巧妙地运用一些方法，合理分配精力，精明地利用时间，以提高效率；

5、使用办公辅助手段帮助组织工作；

6、安排工作要适应整个流程的正常运转，不间断、延误或降低团队的整体效益；

7、要遵照组织制定的规章制度和有关工作的承办期限，不能只凭个人想象和爱好安排工作；

8、秘书应尽量坚持记工作日记，通过时间和活动的详细记录，认真分析、评估自己利用时间的有效程度。

二、秘书在实际工作中，常常会遇到这些情况：

做会议记录，写着写着笔没水了；

订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；

用胶水时，找不到刷子；

开会时间到了，找不到会议室的钥匙；

类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。

这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的.小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢？

三、日常使用的必备工具：

1、准备2支以上的笔，经常带在身上。

2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。

3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。

4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。

5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。

6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。

7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。

8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。

以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。

四、作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：

1、一本字典。起码有一本新华字典，如果有辞海更好。其它各类词典（包括简化字表）根据情况准备。

2、常用的政策规定、条令、制度等，特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存，则分类记住什么单位、什么时间制发的，什么文件号，用的时候很快就能借到。

3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清，文件信函邮寄出去不能收到而成为死信，导致耽误事情的现象屡见不鲜。

4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。

5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。

6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。

7、计量单位简表，节气、气象方面的知识手册。

8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。

9、与本职工作有关的表格。